كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook 2007 و 2010 و 2013 و 2016

كلما زاد استخدامك لصندوق بريد Microsoft Outlook ، زاد حجم صندوق البريد الخاص بك. إذا فكرت في الأمر ، فهو مشابه تمامًا لكيفية تكدس الأوراق على مكتبك. ولكن ماذا يمكنك أن تفعل عندما تصبح الكومة كبيرة جدًا بحيث تحتاج إلى التعامل معها؟ حسنًا ، في الحياة الواقعية ، يمكنك قضاء بعض الوقت في فرز كل مستند وتخزين تلك الأوراق المهمة مع التخلص من المستندات الأقل أهمية. لحسن الحظ ، يمكنك إعادة إنشاء نفس العملية في Outlook.

بدون استثناء ، يدعم كل إصدار من Outlook الأرشفة. علاوة على ذلك ، لديك خيارات متعددة عندما يتعلق الأمر بأرشفة العناصر الخاصة بك في Outlook. الطريقة الأكثر ملاءمة هي استخدام الأرشفة التلقائية للتعامل مع الرسائل والمواعيد والمهام القديمة. هناك طريقة أخرى للقيام بذلك وهي استخدام الأرشفة اليدوية لنقل الرسائل إلى مجلد معين. لكن أسرع طريقة هي استخدام زر الأرشيف الموجود في قائمة الملفات .

ضع في اعتبارك أن Outlook يحتفظ بمجلد افتراضي لأغراض الأرشفة لا يمكن حذفه. ستساعدك أرشفة بريدك الإلكتروني في الحفاظ على متجر نظيف ، مما يسهل البحث عن رسائل البريد الإلكتروني القديمة مع الحفاظ على صندوق الوارد الخاص بك مرتبًا.

يوجد أدناه سلسلة من الأدلة التي ستوجهك خلال أرشفة العناصر في Outlook بكل الطرق الممكنة. هيا نبدأ!

الطريقة الأولى: أرشفة الرسائل يدويًا بإجراء واحد

هذه الطريقة هي أسرع طريقة لنقل رسالة واحدة أو أكثر إلى مجلد الأرشيف. ستظل هذه الملفات المؤرشفة قابلة للوصول عبر مربع البحث أو عن طريق التنقل يدويًا إلى مجلد الأرشيف . يمكن أيضًا عرض العناصر المؤرشفة على الأجهزة المحمولة من خلال زيارة مجلد الأرشيف . فيما يلي دليل سريع حول أرشفة العناصر يدويًا في Outlook 2016:

  1. افتح Outlook وحدد رسالة أو أكثر في علبة الوارد أو أي مجلد آخر.
  2. انقر فوق أيقونة الأرشفة داخل مجموعة الحذف . تظهر أيقونة الأرشيف فقط داخل الشريط في Outlook 2016.

    ملاحظة: يمكنك أيضًا الضغط على مفتاح Backspace لتحقيق نفس النتيجة.

  3. يجب أن تكون قادرًا على العثور على رسائلك داخل مجلد الأرشيف .

    ملاحظة: يتم إنشاء مجلد الأرشيف تلقائيًا حتى إذا لم تستخدمه من قبل. إذا لم تتمكن من رؤية مجلد الأرشيف ، فانتقل إلى ملف> حساب المكتب> خيارات التحديث وانقر فوق التحديث الآن .

الطريقة 2: استخدام ميزة الأرشفة التلقائية

يحتوي Outlook على ميزة تلقائية قادرة على أرشفة العناصر تسمى الأرشفة التلقائية. يمكن برمجة هذه الميزة لأرشفة العناصر على فترات منتظمة. تدعم كافة إصدارات Outlook الأرشفة. الفرق هو أن الأرشفة التلقائية متوقفة عن التشغيل افتراضيًا في Outlook 2010 والإصدارات الأحدث.

بعد تمكين الأرشفة التلقائية ، يمكن للمستخدمين تعيين خصائص لكل مجلد يريدون أرشفته. ضع في اعتبارك أنه عند أرشفة بريد إلكتروني ، سيتم نقله إلى ملف PST آخر ولن يكون متاحًا بعد ذلك في ملف PST الرئيسي. فيما يلي دليل سريع حول تمكين الأرشفة التلقائية واستخدامها:

كيفية تمكين وتكوين الأرشفة التلقائية

  1. لتشغيل الأرشفة التلقائية ، انتقل إلى ملف> خيارات . بمجرد دخولك إلى إعدادات Outlook ، انقر فوق علامة التبويب خيارات متقدمة لتبرز للأمام ، ثم انقر فوق إعدادات الأرشفة التلقائية .

    ملاحظة: في Outlook 2007 والإصدارات الأقدم ، يمكنك العثور على إعدادات الأرشفة التلقائية في أدوات> خيارات> أخرى .

  2. إذا كان كل شيء باللون الرمادي ، فأنت بحاجة إلى تحديد المربع بجوار تشغيل الأرشفة التلقائية لتمكين الأرشفة التلقائية.

  3. حان الوقت الآن لتكوين طريقة عمل الأرشفة التلقائية. ابدأ باختيار عدد المرات التي تريد تشغيل الأرشفة التلقائية فيها. الافتراضي هو 14 يومًا ، ولكن إذا كنت تريد الاحتفاظ به نظيفًا ، فقم بتعيينه في مكان ما بين 2 و 6.

  4. إذا كنت تريد أن يتم إعلامك قبل بدء الأرشفة التلقائية ، فحدد المربع بجوار مطالبة قبل تشغيل الأرشفة التلقائية . من الجيد أن تعيش هذا الخيار ممكّنًا لأن الأرشفة التلقائية لديها القدرة على التداخل مع عملك.

  5. لتجنب ملء أرشيفك برسائل بريد إلكتروني غير ضرورية ، من الجيد ترك حذف البريد الإلكتروني منتهي الصلاحية محددًا . إذا قمت بتعطيل أرشفة أو حذف العناصر القديمة ، فسيتم حذف الرسائل منتهية الصلاحية فقط تمامًا.

  6. إذا كنت تريد أن يكون مجلد الأرشيف مرئيًا داخل Outlook ، فأنت بحاجة إلى تمكين إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات.

  7. الآن قم بتعيين إعدادات المجلد الافتراضية للأرشفة.
  8. بعد ذلك ، قم بتمكين التبديل بجوار نقل العناصر القديمة إلى وانقر فوق " استعراض" لتعيين المسار إلى المكان الذي تريد أرشفة العناصر الخاصة بك فيه. اضغط على موافق لتأكيد الإعدادات الخاصة بك.

بعد تمكين الأرشفة التلقائية وتكوينها ، ستؤدي وظيفتها تلقائيًا في الوقت المناسب. يمكنك التأكد من أنه يعمل عن طريق التحقق مما إذا كان مجلد المحفوظات يتم ملؤه.

تكوين خصائص الأرشفة التلقائية للمجلدات الفردية

بعد الانتهاء من تكوين ميزة الأرشفة التلقائية ، يمكنك إضافة طبقة إضافية من التحكم عن طريق تعيين خصائص محددة لكل مجلد من مجلداتك. من الشائع للمجلدات مثل العناصر المحذوفة أو البريد العشوائي استخدام خصائص الأرشفة التلقائية المختلفة عن مجلد البريد الإلكتروني الرئيسي.

ملاحظة: إذا لم تقم بتعيين إعدادات الأرشفة التلقائية الفردية لمجلد ، فسيتم تلقائيًا استخدام إعدادات الأرشفة التلقائية العامة التي تم تكوينها أعلاه.

فيما يلي دليل سريع حول تعيين خصائص الأرشفة التلقائية الفردية إلى مجلد:

  1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد الذي تريد التعامل معه بشكل تفضيلي وانقر فوق خصائص.

  2. انقر فوق علامة التبويب الأرشفة التلقائية لتبرز للأمام. هنا لديك مجموعة مختارة من الإعدادات التي سيتم تطبيقها فقط على هذا المجلد.

  3. يمكنك إيقاف تشغيل الأرشفة التلقائية لهذا المجلد بالنقر فوق عدم أرشفة العناصر الموجودة في هذا المجلد .

  4. لتجاوز إعدادات الأرشفة التلقائية العامة ، انقر فوق أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات وقم بإجراء التعديلات أدناه. انقر فوق تطبيق لتأكيد الإعدادات الخاصة بك.

    ملاحظة: ضع في اعتبارك أن هذه الإعدادات لن تنطبق على أي من المجلدات الفرعية لهذا المجلد المحدد. سوف تحتاج إلى تعديل كل واحد.

الطريقة الثالثة: أرشفة رسائل البريد الإلكتروني يدويًا باستخدام أدوات التنظيف

إذا لم تكن من كبار المعجبين بالأتمتة ، فهناك حل وسط يتيح لك الأرشفة بكميات كبيرة مع مزيد من التحكم. باستخدام هذه الطريقة ، يمكنك أرشفة مجلد بأكمله مع مجلداته الفرعية. إذا كنت لا تريد انتظار بدء الأرشفة التلقائية ، يمكنك القيام بذلك بنفسك واختيار المكان الذي تريد حفظه فيه. إليك ما عليك القيام به:

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف ، ثم انتقل إلى المعلومات وقم بتوسيع القائمة المنسدلة من أدوات التنظيف. حدد الأرشفة من القائمة المنسدلة.

  2. حدد  أرشفة هذا المجلد وجميع المجلدات الفرعية وانقر فوق المجلد الذي تريد أرشفته.

  3. إذا كنت تريد أرشفة بيانات Outlook بالكامل ، فانقر فوق عنوان بريدك الإلكتروني في أعلى القائمة.

  4. استخدم القائمة المنسدلة بجوار عناصر الأرشفة الأقدم من لتحديد آخر تاريخ للعناصر المراد أرشفتها. ستتم أرشفة جميع العناصر الأقدم من التاريخ الذي حددته في هذه القائمة.

  5. يمكنك أرشفة العناصر التي تم استبعادها سابقًا من الأرشفة التلقائية عن طريق تحديد المربع بجوار تضمين العناصر باستخدام الأرشفة التلقائية .

  6. استخدم الزر " استعراض" لتعيين المسار إلى المكان الذي تريد حفظ أرشيف PST فيه. انقر فوق " موافق " لبدء العملية.

ستلاحظ قريبًا أنه سيتم نقل بعض رسائل البريد الإلكتروني من مجلداتك الافتراضية إلى ملف pst المؤرشف.

ملاحظة: يجب أن يصبح الملف المؤرشف متاحًا في Outlook كمجلد. إذا لم ينتقل لسبب ما إلى ملف  وانقر فوق فتح وتصدير . ثم ، انقر فوق فتح ملف بيانات Outlook ، وانتقل إلى موقع الأرشيف الخاص بك واضغط على موافق .